- Ein Open-House-Event senkt die Hemmschwelle: Interessierte kommen unverbindlich, lernen Team und Räume kennen.
- Planen Sie 8 Wochen vorher, laden Sie Bestandspatienten mit Begleitung ein, fassen Sie in 48 Stunden nach.
- Beraten Sie am Event, behandeln Sie später – so wahren Sie Aufklärungspflicht und vermeiden Haftungsrisiken.
Menschen, die sich seit Monaten für eine Behandlung interessieren, machen oft nie einen Termin. Ein Open-House-Event in der Praxis ändert das: Sie kommen unverbindlich vorbei, sehen die Räume, lernen das Team kennen und stellen ihre Fragen. Gleichzeitig aktivieren Sie Bestandspatienten und gewinnen über Begleitpersonen neue Patienten. Dieser Beitrag zeigt Ihnen Planung, Einladung, Programm und das Nachfassen, das über den Erfolg entscheidet.
Welches Format passt zu Ihrer Praxis
Drei Formate haben sich bewährt:
Abend der offenen Tür mit Rundgang, Kurzvorträgen und Beratungsecken – für Praxen mit breitem Leistungsspektrum.
Themenabend zu einer Behandlung (z. B. Skinbooster, Laser-Haarentfernung) – zieht Interessierte mit konkreter Absicht an.
Launch-Abend bei neuer Behandlung oder neuem Gerät – verbindet Bestandspatienten mit Neuem.
Für Ihr erstes Event ist der Themenabend am einfachsten: klarer Inhalt, klare Zielgruppe, klarer nächster Schritt. Ein Wochentag zwischen 18 und 21 Uhr passt für die meisten Berufstätigen.
Der 8-Wochen-Zeitplan
Ein Event, das eine Woche vorher angekündigt wird, hat halb leere Räume. Planen Sie rückwärts:
| Wochen vorher | Aufgabe |
|---|---|
| 8 | Format, Datum, Ziel festlegen (Anzahl Gäste, Termine); Team einbeziehen; Budget setzen |
| 6 | Programm und Ablauf; Vortragende; Partner anfragen (Hersteller, Kosmetik); rechtliche Prüfung der Vorteile |
| 5 | Einladung gestalten; Landingpage oder Anmeldeformular; Anmeldung mit Platzlimit |
| 4 | Einladung an Bestandspatienten: App-Push, E-Mail, Instagram, Google-Beitrag; Aushang in der Praxis |
| 2 | Erinnerung an Angemeldete; Rezeption lädt persönlich ein; Catering, Material, Beschilderung |
| 1 | Letzte Erinnerung; Ablaufprobe mit Team; Beratungs-Slots für Folgewoche freihalten |
| 0 | Event; Kontaktdaten und Interessen erfassen (mit Einwilligung) |
| +1 | Nachfassen, Termine buchen, Auswertung |
Bestandspatienten zuerst einladen
Ihre wichtigste Zielgruppe sind Ihre eigenen Patienten. Sie kennen Sie, vertrauen Ihnen und bringen Freundinnen, Partner oder Kollegen mit. Diese Begleitpersonen sind die Neupatienten von morgen. Formulieren Sie die Einladung deshalb ausdrücklich für zwei Personen.
Kanäle in der Reihenfolge ihrer Wirksamkeit:
- Persönliche Einladung an der Rezeption beim Termin
- Push-Nachricht in der Patienten-App (an Patienten mit Einwilligung)
- E-Mail an Patienten mit Einwilligung
- Beitrag im Google Business Profil
- Instagram-Beitrag und Story
- Aushang und Flyer in der Praxis
- Lokale Partner (Friseure, Fitnessstudios)
Was bei Push-Nachrichten zu beachten ist, beschreibt Push-Nachrichten an Patienten.
Anzeigen bei Instagram und Facebook lohnen sich mit kleinem Budget für den Standort-Radius, wenn noch Plätze frei sind.
Arbeiten Sie mit Anmeldung und Platzlimit. Das erhöht die Verbindlichkeit und gibt Ihnen vorab eine Liste, mit der Sie nach dem Event arbeiten können.
Programm: Beraten statt behandeln
Ein gutes Programm dauert zwei bis drei Stunden und wechselt zwischen Information und Gespräch.
Bewährt haben sich:
- 15-minütiger Vortrag zur Behandlung (Ablauf, Wirkung, Risiken, Preisrahmen)
- Demonstration der Technik an einem Teammitglied (mit dessen Einwilligung)
- Hautanalyse-Station
- Offene Beratungsecken mit zehnminütigen Gesprächen
- Rundgang durch die Räume
Behandlungen sollten am Event selbst nicht durchgeführt werden. Eine Injektionsbehandlung setzt vollständige Aufklärung und angemessene Bedenkzeit voraus. Wer am Abend spontan zur Spritze greift, riskiert haftungsrechtliche Probleme und den Vorwurf, Patienten unter Druck gesetzt zu haben.
Der richtige Abschluss eines Gesprächs am Event ist ein Beratungs- oder Behandlungstermin in der Folgewoche. Halten Sie dafür Slots frei und buchen Sie sie direkt vor Ort.
Was passiert, wenn Sie nichts ändern
Ohne Event bleiben Interessierte Interessierte. Sie scrollen durch Ihre Website, schauen sich Instagram-Beiträge an, überlegen – und buchen nie. Jeden Monat verlieren Sie so Menschen, die eigentlich zu Ihnen kommen wollten. Ein einziger Abend kann das ändern.
Rechtliche Leitplanken
Ein Open-House-Event in der Praxis ist Werbung gegenüber Laien und unterliegt HWG und Berufsordnung.
Die kritischen Punkte:
Rabatte auf ärztliche Leistungen: wegen § 7 HWG und GOÄ heikel. Gestalten Sie Event-Vorteile als Mehrwert: Pflegeprodukt zur ersten Behandlung, Zusatzleistung, Vorrang bei Terminvergabe, Punkte im Treueprogramm. Lassen Sie die Ausgestaltung von Anwalt oder Ärztekammer prüfen.
Verlosung von Behandlungen: berufs- und wettbewerbsrechtlich problematisch. Ärztliche Leistungen sollten kein Gewinnspielpreis sein. Im Zweifel verzichten.
Vorher-Nachher-Bilder: bei operativen plastisch-chirurgischen Eingriffen ohne medizinische Notwendigkeit gegenüber Laien verboten – auch als Präsentation am Event.
Fotos und Videos vom Event: nur mit Einwilligung der abgebildeten Gäste. Ein Hinweis am Eingang reicht nicht für Nahaufnahmen.
Kontaktdaten: Erfassung nur mit Einwilligung und klarem Zweck (Terminvereinbarung, Information). Keine stillschweigende Aufnahme in einen Verteiler.
Bewirtung: moderat halten. Alkoholische Getränke passen nicht zu Beratung über medizinische Eingriffe.
Was das HWG generell erlaubt und verbietet, fasst Heilmittelwerbegesetz: Was Praxen bewerben dürfen zusammen.
Mach den Selbsttest: Ist Ihr Event rechtssicher
- Event-Vorteile sind als Mehrwert gestaltet, nicht als Rabatt auf ärztliche Leistungen
- Keine Verlosung von Behandlungen geplant
- Keine Vorher-Nachher-Bilder bei operativen Eingriffen ohne medizinische Notwendigkeit
- Einwilligungserklärung für Fotos und Kontaktdaten liegt bereit
- Bewirtung ist moderat, keine alkoholischen Getränke bei medizinischer Beratung
- Rechtliche Prüfung durch Anwalt oder Ärztekammer erfolgt
Wenn Sie alle Punkte abhaken können, sind Sie auf der sicheren Seite.
Nachfassen: Die 48 Stunden danach
Der häufigste Fehler ist ein gelungener Abend ohne Nachfassen. Innerhalb von 48 Stunden sollte jeder Gast, der eingewilligt hat, eine kurze persönliche Nachricht erhalten:
- Dank
- Zusammenfassung des besprochenen Themas
- Link zur Terminbuchung
- Hinweis auf Event-Vorteil mit klarer Laufzeit (zwei bis drei Wochen)
Eine Laufzeit gibt einen Grund, jetzt zu entscheiden, ohne zu drängen.
Gäste, die bereits Patienten sind, erhalten die Nachricht über die App. Neuinteressenten per E-Mail oder Telefon. Wer nach zwei Wochen nicht gebucht hat, bekommt eine zweite, letzte Erinnerung. Danach ist Schluss.
Rechenbeispiel und Auswertung
Ein Themenabend mit 40 Gästen kostet mit Catering, Material, kleiner Anzeige und Personalzeit rund 1.500 Euro. Buchen zehn Gäste einen Behandlungstermin für durchschnittlich 400 Euro, sind das 4.000 Euro Erstumsatz.
Der eigentliche Wert liegt bei den Folgeterminen: Kommen sechs dieser Patienten regelmäßig wieder, entstehen über zwei Jahre mehrere tausend Euro zusätzlich.
Halten Sie fest:
- Anmeldungen
- Erschienene Gäste (davon Bestandspatienten und Begleitpersonen)
- Geführte Beratungsgespräche
- Gebuchte Termine innerhalb von 14 Tagen
- Umsatz nach 90 Tagen
Nach dem zweiten Event können Sie Formate vergleichen. Den richtigen Zeitpunkt im Jahr liefert der Saisonkalender für Ästhetik-Praxen. Wie Sie Begleitpersonen dauerhaft zu Empfehlern machen, zeigt Empfehlungsprogramm für Kliniken.
Fazit
Ein Open-House-Event in der Praxis funktioniert, wenn Sie acht Wochen vorher planen, Bestandspatienten mit Begleitung einladen, auf Beratung statt Behandlung setzen und innerhalb von 48 Stunden nachfassen. Rechtlich bleibt es unproblematisch, solange Sie Vorteile als Mehrwert statt als Rabatt gestalten und vorher prüfen lassen.
Einladung, Erinnerung und das Angebot mit Laufzeit laufen am einfachsten über Ihre eigene Patienten-App. Dort erstellen Sie ein Angebot auf Knopfdruck und senden es per Push an Patienten mit Einwilligung. In einem 15-minütigen Gespräch sehen Sie Ihre App fertig eingerichtet.