- Laser im Winter, Hochzeiten im Frühjahr, Gutscheine im Dezember – wer das Muster kennt, füllt Lücken gezielt.
- Aktionen auf Produkte und Guthaben sind rechtlich einfacher als Rabatte auf ärztliche Leistungen (HWG, GOÄ).
- Persönliche Anlässe wie Geburtstag oder fällige Auffrischung wirken oft stärker als kalendarische Aktionen.
Die Nachfrage nach ästhetischen Behandlungen schwankt im Jahresverlauf. Laser gehört in die sonnenarmen Monate, Hochzeiten treiben die Nachfrage im Frühjahr, im Dezember werden Gutscheine gekauft. Wer diese Muster kennt und Angebote sechs bis acht Wochen vorher plant, glättet die Auslastung und muss nicht auf Zufall hoffen.
Warum Saisonplanung die Auslastung glättet
Die meisten Praxen erleben dasselbe Muster: volle Kalender vor dem Sommer und vor Weihnachten, Lücken im Hochsommer und im Januar. Ein Saisonkalender dreht das um. Angebote werden nicht dann gemacht, wenn die Praxis ohnehin voll ist, sondern gezielt für die Wochen, in denen Slots frei bleiben.
Ein Beispiel: Wenn im August 20 Prozent der Slots leer bleiben, bei 40 Slots pro Woche also 8 Slots, sind das über vier Wochen 32 Slots. Bei durchschnittlich 300 Euro je Slot entspricht das knapp 10.000 Euro, die mit einer gut geplanten Sommer-Aktion für Bestandspatienten zumindest teilweise gefüllt werden können.
Mach den Selbsttest: Braucht Ihre Praxis einen Saisonkalender?
- Gibt es Monate, in denen regelmäßig mehr als 15 Prozent der Termine frei bleiben?
- Planen Sie Aktionen oft spontan, weil gerade eine Lücke aufgetaucht ist?
- Wissen Sie nicht genau, wann im Jahr welche Behandlung am meisten nachgefragt wird?
- Verschicken Sie Angebote an alle Patienten gleichzeitig, statt nach persönlichem Anlass?
- Haben Sie in den letzten 12 Monaten keine Terminstatistik nach Monaten ausgewertet?
Drei oder mehr Ja? Dann kostet Sie jeder Monat ohne Plan Patienten, die still abwandern oder einfach vergessen.
Der Jahreskalender im Überblick
Die folgende Tabelle zeigt typische Anlässe, passende Behandlungen und Angebotsideen. Gestalten Sie Aktionen als Mehrwert statt als Preisnachlass auf ärztliche Leistungen.
| Monat | Anlass | Passende Behandlungen | Angebotsidee (Mehrwert statt Rabatt) |
|---|---|---|---|
| Januar | Neujahr, ruhige Wochen | Hautanalyse, Laser, Serienstart | Serienstart mit kostenloser Hautanalyse und Pflegeprodukt |
| Februar | Valentinstag | Gutscheine, Lippen, Hautpflege | Gutschein mit Zusatzguthaben oder Pflegeprodukt |
| März | Frühjahr, letzte Laser-Sitzungen | Laser-Abschluss, Microneedling | Erinnerung an Serienabschluss vor der Sonne |
| April | Hochzeitssaison beginnt | Injektables, Bleaching, Haut-Programme | Braut- und Bräutigam-Programm mit fester Terminserie |
| Mai | Muttertag, Sommer-Vorbereitung | Body-Behandlungen, Haut | Gutschein-Aktion mit Zusatzleistung |
| Juni | Sommerbeginn | Sonnenschutz, Pflege, Beratung | Sonnenschutz-Produkte mit Beratung |
| Juli | Urlaubszeit, Lücken | Kurzbehandlungen, Beratungen | Priorität bei Terminen für Mitglieder, Beratung ohne Wartezeit |
| August | Ruhige Wochen | Planung Herbst, Guthaben | Guthaben aufladen mit Zusatznutzen für die Herbstsaison |
| September | Nach-Sommer-Regeneration | Pigment, Laser-Saisonstart, Peelings | Serienstart mit Pflegeprodukt |
| Oktober | Herbst, Serien | Laser, Needling, Haut-Programme | Serienpakete mit bevorzugter Terminvergabe |
| November | Black Friday | Produkte, Gutscheine, Guthaben | Aktion auf Produkte und Guthaben, nicht auf ärztliche Leistungen |
| Dezember | Weihnachten, Jahresende | Gutscheine, Auffrischung vor den Feiertagen | Gutschein mit Zusatzguthaben, Termine vor den Feiertagen sichern |
Die Tabelle ist ein Ausgangspunkt. Jede Praxis hat eigene Muster, die sich aus den Terminstatistiken der letzten zwei Jahre ablesen lassen.
Die vier Phasen des Jahres im Detail
Januar bis März: Serien starten und abschließen
Der Januar ist oft ruhig, weil das Weihnachtsbudget aufgebraucht ist. Gleichzeitig ist es die beste Zeit, Laser- und Needling-Serien zu starten, damit sie bis zum Frühjahr abgeschlossen sind.
Ein Serienstart mit Hautanalyse und einem passenden Pflegeprodukt als Mehrwert ist rechtlich verträglicher als ein Preisnachlass auf die Behandlung selbst. Im März lohnt eine gezielte Erinnerung an alle Patienten, deren Serie noch nicht beendet ist. Wie Sie Abbrecher vermeiden, zeigt der Beitrag Serienbehandlungen: Abbrecher reduzieren.
April bis Juni: Hochzeiten, Sommer, Gutscheine
Ab April steigt die Nachfrage, weil Hochzeiten, Abibälle und der Sommer näher rücken. Hier braucht es weniger Angebote, sondern eine klare Terminplanung: Injektables mindestens vier Wochen vor dem Anlass, damit das Ergebnis eingespielt ist.
Muttertag und Valentinstag sind Gutschein-Anlässe. Ein Gutschein über 200 Euro mit einem Zusatzguthaben von 20 Euro oder einem Pflegeprodukt ist als Mehrwert gestaltet und lässt sich sauber kommunizieren.
Juli bis August: Lücken füllen und Herbst vorbereiten
Im Hochsommer sind viele Patienten im Urlaub. Intensive Laser-Behandlungen sind wegen der Sonne oft nicht sinnvoll. Nutzen Sie die Zeit für Beratungen, Hautanalysen und kurze Behandlungen.
Mitglieder und Stammpatienten erhalten in dieser Phase bevorzugte Termine ohne Wartezeit. Eine Guthaben-Aktion im August, bei der Patienten Guthaben für die Herbstsaison aufladen und dafür eine Zusatzleistung erhalten, sichert Liquidität und füllt den Oktober.
September bis Dezember: Regeneration, Serien, Gutscheine
Nach dem Sommer kommen Pigmentflecken, trockene Haut und der Wunsch nach Regeneration. September und Oktober sind die stärksten Monate für Serienstarts.
Im November steht Black Friday an. Hier gilt: Aktionen auf Produkte, Gutscheine und Guthaben sind gut gestaltbar, Rabatte auf ärztliche Leistungen sind es nicht. Der Dezember gehört den Gutscheinen und den Auffrischungen vor den Feiertagen.
Persönliche Anlässe schlagen den Kalender
Kalendarische Anlässe erreichen alle Patienten gleichzeitig. Persönliche Anlässe treffen den einzelnen Patienten zum passenden Zeitpunkt und wirken deshalb oft stärker:
- Geburtstag: eine kleine Aufmerksamkeit, etwa ein Produkt oder eine Zusatzbehandlung beim nächsten Termin, siehe Geburtstagsgruß für Patienten.
- Fällige Auffrischung: Erinnerung vier bis sechs Monate nach der letzten Injektables-Behandlung.
- Lange nicht da: Nachricht nach 9 bis 12 Monaten ohne Termin, idealerweise mit einem konkreten Anlass.
- Serie unvollständig: Erinnerung, wenn die nächste Sitzung überfällig ist.
Eine Patienten-App kann solche Anlässe automatisch auslösen. Damit bekommt jeder Patient seine Nachricht dann, wenn sie für ihn relevant ist, und nicht dann, wenn der Kalender es vorsieht.
So sieht das in der Praxis aus
Eine Praxis in Norddeutschland hatte im August regelmäßig 25 Prozent freie Slots. Der Inhaber verschickte Anfang Juli eine Nachricht an alle Mitglieder: bevorzugte Termine im August, keine Wartezeit, Beratung inklusive. Innerhalb von zehn Tagen waren 18 der 32 freien Slots gebucht. Die Praxis hatte keine Zahlen erfunden, keine Rabatte versprochen, nur einen echten Vorteil kommuniziert.
Was passiert, wenn Sie nichts ändern
Ohne Saisonplanung bleibt die Auslastung dem Zufall überlassen. Lücken im August bedeuten nicht nur weniger Umsatz in diesem Monat. Sie bedeuten auch, dass Patienten in dieser Zeit woanders hingehen oder einfach vergessen, dass sie längst wieder kommen wollten. Jeder Monat ohne Plan ist ein Monat, in dem Patienten still abwandern.
Rechtlicher Rahmen für Saisonaktionen
Werbung für ärztliche Behandlungen unterliegt dem Heilmittelwerbegesetz und § 27 der Musterberufsordnung: sachlich, nicht anpreisend, nicht irreführend. § 7 HWG begrenzt Zuwendungen und Werbegaben, mit Ausnahmen für geringwertige Kleinigkeiten und handelsübliche Rabatte, wobei bei ärztlichen Leistungen besondere Vorsicht gilt.
Die GOÄ erlaubt keine pauschalen Rabatte auf ärztliche Leistungen. Abweichungen brauchen eine Honorarvereinbarung nach § 2 GOÄ.
Deshalb empfiehlt sich für jede Saisonaktion dieselbe Prüfung: Betrifft die Aktion ein Produkt, ein Guthaben, eine kosmetische Leistung oder einen Service, ist sie deutlich freier gestaltbar. Betrifft sie eine ärztliche Kernleistung, lassen Sie die Formulierung vor dem Versand von Ihrem Anwalt oder Ihrer Ärztekammer prüfen. Eine Übersicht bietet der Beitrag Heilmittelwerbegesetz: Was Praxen bewerben dürfen.
So setzen Sie den Kalender um
- Terminstatistik der letzten 24 Monate nach Monaten auswerten und schwache Wochen markieren.
- Für jede schwache Phase einen Anlass und eine Zielgruppe festlegen, zum Beispiel Stammpatienten ohne Termin seit 6 Monaten.
- Angebot als Mehrwert gestalten und Laufzeit begrenzen, etwa 14 Tage.
- Team sechs Wochen vorher informieren, damit Rezeption und Behandler dieselbe Sprache sprechen.
- Nach der Aktion messen: gebuchte Termine, Umsatz, Anteil der Bestandspatienten.
Fazit
Ein Saisonkalender ersetzt Aktionismus durch Planung. Angebote landen dort, wo die Praxis Auslastung braucht, und in einer Form, die rechtlich sauber ist. Kombiniert mit persönlichen Anlässen wie Geburtstag und fälliger Auffrischung entsteht ein Jahr, in dem jeder Patient zum passenden Zeitpunkt einen guten Grund für den nächsten Besuch bekommt.
Eine Patienten-App, die Saisonangebote auf Knopfdruck und Anlass-Angebote automatisch verschickt, nimmt Ihnen den größten Teil der Umsetzung ab. Das Gespräch dauert 15 Minuten, die App steht schon fertig eingerichtet bereit. Vereinbaren Sie ein kurzes Gespräch und sehen Sie, wie Ihr Kalender in Ihrer eigenen App aussieht.