- Prophylaxe-Recall braucht dokumentierte Einwilligung; ohne dürfen Sie nicht per E-Mail, SMS oder Push erinnern.
- Folgetermin direkt an der Rezeption buchen, dann 4 Wochen vorher erinnern – das bringt mehr als nachträgliches Anrufen.
- Push aus der Praxis-App + Link zur Buchung = weniger Aufwand für Ihr Team, höhere Rücklaufquote bei Patienten.
- Warum die Prophylaxe der ideale Bindungs-Termin ist
- Ein Rechenbeispiel für Ihre Praxis
- Die rechtliche Grundlage: Einwilligung zuerst
- Der Recall-Ablauf in 5 Schritten
- Welcher Kanal funktioniert
- Mach den Selbsttest: Wie gut läuft Ihr Prophylaxe-Recall?
- Den Recall mit Mehrwert verbinden
- Was passiert, wenn Sie nichts ändern
- Warum eine eigene Praxis-App den Unterschied macht
- Fazit
Ein Prophylaxe-Recall entscheidet, ob die professionelle Zahnreinigung (PZR) ein fester Halbjahres-Termin wird oder nach dem ersten Mal versandet. Die meisten Patienten sind nach der PZR überzeugt. Sie verlieren den Rhythmus aber aus dem Blick. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie den Recall so aufsetzen, dass er rechtlich sauber, für Ihr Team leicht und für Patienten angenehm ist.
Die Prophylaxe ist Ihr bester Bindungs-Termin. Sie hat einen klaren Rhythmus, einen überschaubaren Preis und einen spürbaren Nutzen. Kaum eine andere zahnärztliche Leistung eignet sich so gut, um Patienten regelmäßig in die Praxis zu holen.
Warum die Prophylaxe der ideale Bindungs-Termin ist
Die PZR ist meist eine Selbstzahler-Leistung, die viele Krankenkassen freiwillig bezuschussen. Wer alle 6 Monate zur Prophylaxe kommt, ist gleichzeitig zur Kontrolle da. Das füllt das Bonusheft (wichtig für den Festzuschuss beim Zahnersatz). Und es macht Ihre Praxis zur ersten Adresse, wenn später Bleaching, Aligner oder Veneers zum Thema werden.
Mehr dazu lesen Sie im Beitrag zur Patientenbindung in der ästhetischen Zahnmedizin.
Ein Rechenbeispiel für Ihre Praxis
Nehmen wir eine Praxis mit 1.500 aktiven Patienten. Davon nehmen 600 die PZR wahr, im Schnitt aber nur einmal im Jahr. Der zweite Termin bleibt ohne Erinnerung aus. Bei einem PZR-Honorar von rund 100 Euro ergibt das 60.000 Euro Prophylaxe-Umsatz im Jahr.
Gelingt es über einen konsequenten Recall, dass die Hälfte dieser Patienten tatsächlich zweimal jährlich kommt, sind das 300 zusätzliche Termine. Das sind 30.000 Euro mehr, ohne einen einzigen Neupatienten. Dazu kommen die Folgeeffekte: früher erkannte Befunde, gefüllte Prophylaxe-Stühle und eine Rezeption, die weniger telefonieren muss.
Die rechtliche Grundlage: Einwilligung zuerst
Eine Recall-Erinnerung ist eine Kontaktaufnahme durch die Praxis, keine Behandlung. Deshalb gilt: Ohne Einwilligung des Patienten dürfen Sie nicht per E-Mail, SMS oder Push erinnern. Holen Sie die Zustimmung dokumentiert ein, am besten direkt bei der Aufnahme oder beim Abschluss der ersten Prophylaxe.
Inhaltlich muss die Erinnerung sachlich bleiben. Ein Hinweis auf den anstehenden Prophylaxe-Termin ist unproblematisch. Eine Formulierung mit Angst oder Drängen nicht. Das Heilmittelwerbegesetz (HWG) und die Berufsordnung der Zahnärzte setzen hier ähnliche Grenzen wie bei Ärzten.
Welche Formulierungen tragen, beschreibt der Beitrag zu Push-Nachrichten an Patienten. Im Zweifel lassen Sie Ihre Textbausteine von der Zahnärztekammer prüfen.
Der Recall-Ablauf in 5 Schritten
Ein guter Recall ist kein Einzeltermin im Kalender, sondern ein kleiner Prozess. Er startet bei jedem Prophylaxe-Besuch neu.
- Beim Prophylaxe-Termin den nächsten Rhythmus mit dem Patienten festlegen – meist 6 Monate.
- Idealerweise den Folgetermin direkt an der Rezeption buchen, bevor der Patient geht.
- Rund 4 Wochen vor dem Wunschtermin eine Erinnerung senden, mit direkter Buchungsmöglichkeit.
- Bleibt eine Reaktion aus, nach 2 Wochen ein kurzes Nachfassen – freundlich und ohne Druck.
- Reagiert der Patient auch dann nicht, den Fall für die persönliche Ansprache beim nächsten Kontakt markieren.
Der zweite Schritt ist der wichtigste. Ein bereits vereinbarter Termin muss nur noch bestätigt werden. Ein noch nicht gebuchter Termin verlangt vom Patienten eine aktive Entscheidung. Wie sich diese Logik auf die gesamte Praxis übertragen lässt, zeigt der Leitfaden zum Recall-System für Praxen.
Welcher Kanal funktioniert
| Kanal | Aufwand für das Team | Reaktion der Patienten | Buchung möglich |
|---|---|---|---|
| Postkarte | hoch, manuell | träge, oft verlegt | nein, Anruf nötig |
| Telefonanruf | sehr hoch | gut, aber teuer | ja, sofort |
| gering | mittel, landet oft im Spam | ja, per Link | |
| SMS | gering | gut, kurze Texte | ja, per Link |
| Push aus der Praxis-App | gering, automatisiert | gut, wenn Einwilligung aktiv | ja, mit einem Tipp |
In der Praxis bewährt sich eine Kombination: Der Folgetermin wird an der Rezeption gebucht. Die Erinnerung kommt automatisch aufs Handy. Und wer nicht reagiert, wird persönlich angesprochen.
Welche Rolle die Rezeption dabei spielt, erklärt der Beitrag Die Rezeption als Bindungsmaschine.
Mach den Selbsttest: Wie gut läuft Ihr Prophylaxe-Recall?
- Holen Sie bei jedem Patienten die Einwilligung für Erinnerungen ein und dokumentieren sie?
- Buchen Sie den Folgetermin direkt an der Rezeption, bevor der Patient geht?
- Erinnern Sie automatisch 4 Wochen vor dem Termin – ohne dass Ihr Team daran denken muss?
- Kann der Patient direkt aus der Erinnerung heraus einen Termin buchen, ohne anzurufen?
- Wissen Sie, wie viele Ihrer Prophylaxe-Patienten tatsächlich zweimal im Jahr kommen?
Wenn Sie mehr als zwei Fragen mit Nein beantwortet haben, verschenken Sie Umsatz und Bindung.
Den Recall mit Mehrwert verbinden
Die Erinnerung allein bringt Patienten zurück, die ohnehin kommen wollten. Damit auch die Unentschlossenen den Termin wahrnehmen, hilft ein kleiner Anreiz – der nicht am Honorar ansetzt. Beispiele, die sich mit Ihrer Kammer abstimmen lassen:
- Punkte im Treueprogramm für jeden wahrgenommenen Prophylaxe-Termin, einlösbar gegen Pflegeprodukte oder Zusatzleistungen wie eine Fluoridierung.
- Bevorzugte Terminzeiten oder Randzeiten für Patienten, die ihren Rhythmus einhalten.
- Ein Set Pflegeprodukte zum Mitnehmen, das als geringwertige Aufmerksamkeit im Rahmen des HWG bleibt.
Pauschale Rabatte auf die Prophylaxe selbst sind wegen der Gebührenordnung heikel. Führen Sie sie nicht ohne Rechtsberatung ein. Mehrwert statt Nachlass ist die sicherere und meist auch wirksamere Variante.
Was passiert, wenn Sie nichts ändern
Ohne Recall bleibt die zweite PZR aus. Der Patient hat es nicht vergessen, er hat es nur nicht geschafft. Nach einem Jahr ist der Rhythmus weg. Nach zwei Jahren ist die Praxis aus dem Kopf. Und wenn dann ein Befund kommt, sucht der Patient im Internet – und landet vielleicht woanders.
Jeder Monat ohne Recall ist ein Monat, in dem Patienten still abwandern. Nicht, weil sie unzufrieden sind. Sondern weil niemand sie erinnert hat.
Warum eine eigene Praxis-App den Unterschied macht
Alle genannten Schritte lassen sich mit Praxissoftware, Kalender und viel Disziplin abbilden. Eine White-Label-App (eine App mit Ihrem Branding) fasst sie an einem Ort zusammen:
Der Patient scannt an der Rezeption einen QR-Code. Er bestätigt seine Handynummer. Damit hat er Punkte, Termine und Erinnerungen in einer App mit dem Logo Ihrer Praxis. Die Prophylaxe-Erinnerung erscheint als Push. Die Buchung läuft über Ihren vorhandenen Kalender. Und die Einwilligung ist sauber dokumentiert.
Für Ihr Team ändert sich wenig, weil die App neben der Praxissoftware läuft und sie nicht ersetzt. Der Recall wird zu einem Ablauf, der ohne Postkarten, Anruflisten und Zettel funktioniert.
Fazit
Ein Prophylaxe-Recall ist die einfachste Umsatz- und Bindungsmaßnahme, die eine Zahnarztpraxis hat: klarer Rhythmus, klarer Nutzen, klarer Preis. Entscheidend sind drei Dinge: die dokumentierte Einwilligung, der direkt gebuchte Folgetermin und eine Erinnerung, die den Patienten mit einem Tipp zur Buchung führt.
Wenn Sie sehen möchten, wie ein solcher Recall in einer App mit Ihrem Branding aussieht, vereinbaren Sie ein 15-minütiges Gespräch. Sie sehen Ihre App fertig eingerichtet, ohne technische Vorbereitung.